مدیریت اسناد نرم افزار اودوو ۱۷ یکی از بخش‌های کلیدی در بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی است که امکان ذخیره، سازماندهی، جستجو و اشتراک‌گذاری فایل‌ها را در محیطی کاملاً یکپارچه فراهم می‌کند. این ماژول با اتصال مستقیم به سایر بخش‌های اودوو مانند پروژه‌ها، حسابداری، فروش و منابع انسانی، دسترسی سریع و امن به اسناد مرتبط را ممکن می‌سازد. به کمک این ابزار، کاربران می‌توانند نسخه‌های مختلف اسناد را مدیریت کنند، سطح دسترسی‌ها را کنترل نمایند و فرآیندهای تایید و امضا را به‌صورت دیجیتال انجام دهند. نتیجه این یکپارچگی، کاهش اتلاف زمان، افزایش بهره‌وری و حذف وابستگی به بایگانی‌های کاغذی در سازمان است.
سیستم‌های مدیریت اسناد باعث کاهش ذخیره‌سازی کاغذی، بهبود بازیابی و افزایش تطابق با مقررات می‌شوند. این سیستم‌ها امکان توزیع الکترونیکی مؤثر را فراهم کرده و هزینه‌ها و تأخیرها را کاهش می‌دهند. همچنین، قابلیت بازیابی و دسته‌بندی انعطاف‌پذیر، جستجوی سریع‌تر و توزیع کنترل‌شده اسناد را ارائه می‌دهند. علاوه بر این، این سیستم‌ها با ایجاد آرشیوهای ایمن و برنامه‌های پشتیبان‌گیری، امکان بازیابی اطلاعات در مواقع بحرانی را فراهم می‌کنند.
کاربرد مدیریت اسناد نرم افزار اودوو ۱۷ چیست؟
نرم افزار اسناد odoo فارسی با یکپارچه‌سازی کنترل امنیتی، ردگیری تغییرات، بایگانی و بازیابی اطلاعات، موجب بهبود تطابق با مقررات می‌شود. ماژول مدیریت اسناد نرم افزار اودوو ۱۷ یک راهکار مؤثر برای مدیریت اسناد سازمانی ایمن است. این ماژول از رمزگذاری، احراز هویت دو مرحله‌ای، ردیابی و ثبت تغییرات برای جلوگیری از ازدست‌رفتن داده‌ها استفاده می‌کند. یکپارچه‌سازی با سایر ماژول‌ها باعث افزایش بهره‌وری سازمان و بهبود همکاری میان تیم‌ها می‌شود. به طور کلی، مدیریت اسناد محرمانه و سازماندهی فرایندهای شرکتی نیازمند سیستم‌های مدیریت اسناد است.
امکانات مدیریت اسناد نرم افزار اودوو ۱۷ چیست؟
ماژول مدیریت اسناد نرم افزار اودوو ۱۷ یک پلتفرم فشرده و کاربرپسند را فراهم می‌کند که برای هر سند، یک بخش اختصاصی دارد. این ماژول به دلیل ویژگی‌های گسترده‌ای که دارد، ابزاری ضروری برای مدیریت اسناد در سازمان محسوب می‌شود.
منوی اسناد
در داخل منوی اسناد، در بخش مرتب‌سازی سمت چپ، دسته‌بندی‌های مختلفی مانند "محیط کار"، "برچسب‌ها" و "پیوست‌شده به" نمایش داده می‌شوند که امکان مرتب‌سازی آسان اسناد بر اساس گزینه‌های خاص را فراهم می‌کنند.
نوار جستجوی پیشرفته
بخش "فیلترها" به کاربران امکان می‌دهد اسناد را فیلتر کرده و موارد پرکاربرد را به بخش "موارد موردعلاقه" در نوار جستجوی پیشرفته اضافه کنند.
در قسمت بالای سمت چپ صفحه، گزینه‌هایی مانند "درخواست"، "افزودن لینک"، "به اشتراک‌گذاری" و "صفحه‌گسترده تازه" در بخش کشویی دکمه "بارگذاری" قرار دارند. کاربران می‌توانند صفحات گسترده جدید ایجاد کرده، اسناد جدید درخواست دهند، لینک اضافه کنند و اسناد را به اشتراک بگذارند.
در نمای کانبان، هر قالب سند به صورت منظم دسته‌بندی شده است. در این نما، اطلاعاتی مانند نام سند، الگوی امضای مرتبط، برچسب‌های پیوست‌شده، تاریخ ایجاد و جزئیات اضافی نمایش داده می‌شود. کاربران می‌توانند برای مشاهده ابزارها و پیش‌نمایش جزئیات، روی هر یک از قالب‌های سند کلیک کنند.
در سمت راست صفحه، گزینه‌های مختلفی مانند "دانلود"، "اشتراک‌گذاری"، "جایگزینی"، "قفل‌گذاری"، "باز کردن چت" و "حذف" برای مدیریت اسناد در دسترس هستند. همچنین، دکمه "اقدامات" به کاربران امکان می‌دهد وظایف مختلفی مانند "ایجاد یک وظیفه"، "نشانه‌گذاری به‌عنوان پیش‌نویس"، "ایجاد هزینه" و "استهلاک" را انجام دهند.
دکمه بارگذاری
کاربران می‌توانند به سادگی اسناد جدید را با استفاده از دکمه "بارگذاری" که در بالای سمت چپ پنجره اسناد قرار دارد، بارگذاری کنند. این دکمه، جعبه ذخیره‌سازی سند در دستگاه را باز کرده و به کاربران امکان می‌دهد سند مناسب را از حافظه دستگاه انتخاب و به پایگاه داده اسناد نرم افزار اودوو ۱۷ وارد کنند.
منوی اقدامات
منوی اقدامات که در کنار دکمه بارگذاری قرار دارد، شامل دکمه‌های «دانش»، «داشبورد» و «صفحه‌گسترده» است. دکمه «دانش» به ما کمک می‌کند تا با استفاده از اسناد مختلف، مقالات آموزشی ایجاد کنیم. دکمه «داشبورد» امکان افزودن یک سند خاص به پنجره داشبورد در منوی اسناد را فراهم می‌کند. همچنین، با استفاده از دکمه «صفحه‌گسترده»، می‌توانیم منو و محتوای اسناد را به یک صفحه‌گسترده متصل کنیم.
منوی پیکربندی
در ماژول مدیریت اسناد نرم افزار اودوو ۱۷، منوی "تنظیمات" شامل گزینه‌های مختلفی مانند "محیط‌های کاری"، "برچسب‌ها"، "اقدامات"، "اشتراک‌گذاری و ایمیل‌ها"، "انواع فعالیت‌ها"، "برنامه‌های فعالیت" و "قالب‌های صفحه‌گسترده" است.
تنظیمات
گزینه‌های پیکربندی مهم در تب «متمرکزسازی فایل‌ها» از طریق پنجره «تنظیمات» ماژول اسناد فعال می‌شوند.
این بخش دسترسی به مجموعه‌ای از گزینه‌های پیکربندی ضروری را فراهم می‌آورد، به‌ویژه گزینه‌هایی که در تب «متمرکزسازی فایل‌ها» موجود هستند. این تب به‌طور خاص برای کمک به شما در سازماندهی و مدیریت مؤثر اسناد طراحی شده است.
ما می‌توانیم تأخیر حذف اسناد در سطل زباله را در قسمت تأخیر حذف تنظیم کنیم. سپس می‌توانیم فایل‌های موردنیاز را متمرکز کرده و فضاهای کاری برای صفحات گسترده، امضا، تأییدها و اسناد مرتبط با ناوگان در بخش «ناوگان» تنظیم کنیم. این بخش مدیریت فضای کاری متمرکز برای انواع مختلف اسناد را فراهم می‌کند.
- منابع انسانی:
در تب «متمرکزسازی فایل‌ها»، گزینه‌ای به نام «منابع انسانی» وجود دارد. فعال کردن این گزینه موجب متمرکز شدن اسناد مرتبط با کارکنان مانند قراردادها، فیش‌های حقوقی و سایر اسناد ضروری می‌شود.
فضای کاری: یک فضای کاری خاص برای ذخیره تمامی اسناد منابع انسانی تعیین کنید.
فضای کاری حقوق و دستمزد: فضای کاری مختص اسناد مربوط به حقوق و دستمزد برای سازماندهی بهتر و دسترسی آسان‌تر تعیین کنید.
برچسب‌های پیش‌فرض: از برچسب‌های پیش‌فرض برای گروه‌بندی اسناد به‌منظور مدیریت و بازیابی ساده‌تر استفاده کنید.
قراردادهای فیش حقوقی: قراردادهای خاص مربوط به فیش‌های حقوقی را برای سازماندهی بیشتر مشخص کنید. - استخدام:
گزینه «استخدام» در تب «متمرکزسازی فایل‌ها»، مدیریت اسناد مربوط به درخواست‌ها و آگهی‌های شغلی را ساده‌تر می‌کند. فعال کردن این ویژگی باعث می‌شود که تمام اسناد مربوط به استخدام در یک فضای کاری مشخص متمرکز و سازماندهی شوند و مدیریت اسناد ساده‌تر گردد. - حسابداری:
فعال کردن گزینه «حسابداری» در تنظیمات پیکربندی موجب متمرکز شدن سوابق حسابداری و اسناد مالی می‌شود. این امکان را فراهم می‌کند که اسناد مالی در یک مکان مرکزی جمع‌آوری شوند و دسترسی به آن‌ها راحت‌تر باشد.
فضاهای کاری
گزینه «فضاهای کاری» در ماژول اسناد نرم افزار odoo امکان ایجاد و ویرایش فضاهای کاری را فراهم می‌کند، که می‌توان به آن‌ها از طریق انتخاب گزینه «فضاهای کاری» در منو دسترسی داشت. این پنجره داشبورد فضاهای کاری موجود را نمایش می‌دهد که بر اساس نام فضای کاری، دسته‌بندی‌های برچسب، شرکت، گروه‌های نوشتاری و گروه‌های خواندنی سازماندهی شده‌اند، همان‌طور که در زیر نشان داده شده است.
با کلیک بر روی «جدید»، جزئیات فضای کاری جدید ایجاد می‌شود. در اینجا می‌توانیم فضای کاری والد، حقوق دسترسی و جزئیات توضیحات را تنظیم کنیم، همان‌طور که در زیر نشان داده شده است.
برچسب ها
ما می‌توانیم برچسب‌های مختلفی را که به اسناد، فضاهای کاری و غیره مرتبط هستند، از طریق منوی پیکربندی «برچسب‌ها» ایجاد کنیم. با انتخاب گزینه منوی «برچسب‌ها»، به صفحه‌ای هدایت خواهید شد که فهرستی از برچسب‌ها را نمایش می‌دهد که بر اساس «فضاهای کاری»، «دسته‌بندی» و «برچسب‌ها» سازماندهی شده‌اند، همان‌طور که در زیر نشان داده شده است.
رابط تنظیمات فهرستی جامع از برچسب‌های پیش‌فرض برای سازماندهی و دسته‌بندی مؤثر اسناد ارائه می‌دهد. کاربران می‌توانند این برچسب‌ها را مشاهده کرده، آن‌ها را به لیست موردعلاقه‌ها اضافه کنند، با استفاده از فیلترها و گزینه‌های گروه‌بندی آن‌ها را مرتب و فیلتر کنند و برچسب‌های جدیدی از طریق دکمه «جدید» اضافه نمایند. بخش «مورد علاقه‌ها» به کاربران این امکان را می‌دهد که به سرعت به برچسب‌های مهم خود دسترسی پیدا کرده و بدون اسکرول کردن در فهرست، آن‌ها را اعمال کنند. گزینه‌های «فیلتر» و «گروه‌بندی بر اساس» به کاربران کمک می‌کند تا فهرست برچسب‌ها را بر اساس معیارهای خاصی محدود کرده و آن‌ها را بر اساس ویژگی‌های انتخاب‌شده سازماندهی کنند. همچنین، افزودن برچسب‌های جدید از طریق فرم پیکربندی جدید نیز ممکن است.
عملیات گردش کار
با خودکارسازی عملیات گردش کار برای هر فضای کاری و ارائه قابلیت ایجاد اسناد با یک کلیک، پردازش فاکتورها، امضا، سازماندهی فایل‌ها، افزودن برچسب و انتقال فایل، ماژول مدیریت اسناد اودوو 17 فرآیندهای کسب‌وکار را ساده می‌کند. بخش "اقدام" در منوی "پیکربندی" امکان تنظیم اقدامات مختلف را فراهم کرده و داشبوردی شامل "عملیات گردش کار" متنوع را نمایش می‌دهد.
عملیات گردش کار در بخش "فعالیت" بر اساس "فضای کاری مرتبط"، "نام دکمه عملیات" و "تاریخ ایجاد" سازماندهی می‌شوند. گزینه "اکسپورت همه" به کاربران امکان می‌دهد محتوای یک فایل اکسل را دانلود کنند. می‌توانید با باز کردن فرم پیکربندی اقدامات جدید گردش کار، یک فعالیت گردش کار شخصی‌سازی‌شده ایجاد کنید.
در فرم پیکربندی عملیات گردش کار، اطلاعات موردنیاز مانند نام اقدام، شرایط، برچسب‌ها، اقدامات و سایر جزئیات متفرقه را همان‌طور که در تصویر بالا نشان داده شده است، وارد کنید.
به اشتراک گذاری لینک ها
به گزینه "به اشتراک‌گذاری لینک ها" در تب "پیکربندی" در ماژول مدیریت اسناد نرم افزار اودوو ۱۷ بروید تا پنجره "پیوندهای اشتراک‌گذاری" را مشاهده کنید. این قابلیت به شما امکان می‌دهد تمامی پیوندهای اشتراک‌گذاری‌شده را به‌راحتی مدیریت و بررسی کنید، همان‌طور که در تصویر زیر نشان داده شده است.
این پنجره شامل آدرس‌های URL اسناد اشتراک‌گذاری‌شده و ایمیل‌ها است و پیش‌نمایشی از داشبورد را نمایش می‌دهد که اطلاعاتی مانند فضای کاری، نام، نوع به اشتراک‌گذاری، امکان ، ایجادکننده، تاریخ ایجاد و وضعیت را نشان می‌دهد. برای مشاهده جزئیات، روی فیلد داده مربوطه کلیک کنید. برای دانلود جزئیات پیوند، روی آیکون "اکسپورت همه" در گوشه بالا سمت راست دکمه اقدام کلیک کنید. پس از انتخاب ورودی فضای کاری موردنظر، می‌توانیم ورودی‌های جداگانه را نیز با استفاده از دکمه "اکسپورت همه" همان‌طور که در تصویر زیر نشان داده شده است، اکسپورت کنیم.
انواع فعالیت‌ها
انواع فعالیت‌ها در نرم افزار odoo ۱۷ با دسته‌بندی و استانداردسازی وظایف، به ساده‌سازی کارها و جریان‌های کاری کمک می‌کنند. این ویژگی امکان پیگیری آسان‌تر اقدامات تکراری را فراهم کرده و با ارائه تنظیمات قابل سفارشی‌سازی، کارایی را بهبود می‌بخشد.
داشبورد انواع فعالیت‌ها فهرستی از انواع مختلف فعالیت‌ها شامل نام، خلاصه پیش‌فرض، برنامه‌ریزی شده در و نوع را نمایش می‌دهد، همان‌طور که در تصویر زیر نشان داده شده است.
برای ایجاد یک نوع فعالیت جدید، می‌توانید از فرم تنظیمات جدید استفاده کرده و اطلاعات نام فعالیت، تنظیمات فعالیت و جزئیات فعالیت بعدی را تکمیل کنید، همان‌طور که در تصویر زیر نشان داده شده است.
برنامه‌های فعالیت
برنامه‌های فعالیت در اودوو با اطمینان از انجام اقدامات مشخص در یک ترتیب مشخص، فرآیندهای کسب‌وکار را ساده‌سازی می‌کنند و به حفظ انسجام و کارایی در وظایف تکراری مانند پیگیری فروش و پذیرش مشتری کمک می‌کنند.
داشبورد برنامه‌های فعالیت فهرستی از برنامه‌های مختلف شامل نام برنامه، تعداد مراحل و جزئیات بخش مربوطه را نمایش می‌دهد، همان‌طور که در تصویر زیر نشان داده شده است.
می‌توانیم بسته به نیاز کسب‌وکار، یک برنامه فعالیت جدید را به‌سرعت ایجاد کنیم. برای این کار، کافی است دکمه ایجاد را انتخاب کرده و جزئیات موردنیاز مانند نام برنامه و فعالیت‌های قابل ایجاد را ویرایش کنیم، همان‌طور که در تصویر زیر نشان داده شده است.
الگو(قالب)های اسپردشیت
اودوو ۱۷ قابلیت الگو (قالب)های اسپردشیت را ارائه می‌دهد که ترکیبی از ابزارهای صفحه‌گسترده و امکانات پیشرفته مدیریت داده است. این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد اسناد داده‌محور را ایجاد، شخصی‌سازی و خودکارسازی کنند. در ماژول اسناد، می‌توانید این قالب‌ها را از طریق گزینه الگو (قالب)های اسپردشیت در منوی پیکربندی شخصی‌سازی کنید، همان‌طور که در تصویر زیر نشان داده شده است.
در رابط کاربری ماژول اسناد اودوو ۱۷، نمای فهرست الگو (قالب)های اسپردشیت شامل اطلاعاتی مانند نام قالب، ایجادکننده، تاریخ ایجاد و جزئیات فایل اسپردشیت را نمایش می‌دهد.
برای دانلود فایل اسپردشیت، کافی است روی آیکون دانلود در ستون مربوطه کلیک کنید. در صورت نیاز به افزودن صفحه جدید به یک قالب خاص، می‌توانید گزینه + اسپردشیت جدید را انتخاب کنید. اگر قصد ویرایش گزارش‌های موجود را دارید، از گزینه ویرایش استفاده کنید. همچنین، با استفاده از لینک "ایجاد یک نسخه" در ستون‌ها، امکان کپی کردن الگو (قالب )ها برای استفاده‌های بعدی وجود دارد.
این مقاله به بررسی مدیریت اسناد نرم افزار اودوو ۱۷ می‌پردازد که راهکاری دیجیتال برای مدیریت کارآمد و یکپارچه اسناد ارائه می‌دهد. این ماژول با حذف نیاز به بایگانی‌های کاغذی، بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار، مدیریت اسناد حساس و افزایش امنیت اطلاعات کمک می‌کند.