انبارگردانی

در سیستم مدیریت انبار، تعداد ثبت‌شده در پایگاه داده ممکن است همیشه با تعداد واقعی کالاها در انبار مطابقت نداشته باشد. این مغایرت می‌تواند به دلیل آسیب‌دیدگی، خطای انسانی، سرقت یا عوامل دیگر باشد. بنابراین، انبارگردانی باید انجام شود تا تفاوت‌ها برطرف شود و اطمینان حاصل شود که تعداد ثبت‌شده در پایگاه داده با تعداد واقعی کالاها در انبار مطابقت دارد.

صفحه انبارگردانی

برای مشاهده صفحه انبارگردانی، به برنامه انبار ‣ عملیات ‣ انبارگردانی بروید.

در صفحه انبارگردانی، تمامی کالاهایی که در حال حاضر در انبار موجود هستند فهرست شده‌اند، و هر سطر کالا شامل اطلاعات زیر است:

موقعیت مکانی: مکان مشخص در انبار که کالا در آن ذخیره شده است.

کالا و خدمت: کالایی که تعداد آن در سطر انبارگردانی ثبت شده است.

سری ساخت/شماره سریال: شناسه رهگیری اختصاص داده‌شده به کالای خاص فهرست‌شده. این شناسه می‌تواند شامل حروف، اعداد یا ترکیبی از هر دو باشد.

تعداد: تعداد کالایی که در حال حاضر در پایگاه داده ثبت شده است.

واحد اندازه‌گیری: واحدی که کالا با آن اندازه‌گیری می‌شود. مگر اینکه واحد دیگری مشخص شده باشد (مثلاً کیلوگرم یا عدد)، واحد اندازه‌گیری پیش‌فرض "عدد" است.

تعداد شمارش‌شده: تعداد واقعی که در طی انبارگردانی شمارش شده است. این فیلد به‌طور پیش‌فرض خالی است، اما بسته به مطابقت یا عدم مطابقت با تعداد موجودی قابل تغییر است.

تفاوت: تفاوت بین تعداد موجودی و تعداد شمارش‌شده پس از انجام انبارگردانی. این تفاوت به‌طور خودکار پس از هر انبارگردانی محاسبه می‌شود.

تاریخ برنامه‌ریزی‌شده: تاریخی که شمارش باید در آن انجام شود. اگر تاریخ دیگری مشخص نشده باشد، این تاریخ به‌طور پیش‌فرض ۱۱ دی (۳۱ دسامبر میلادی) سال جاری خواهد بود.

کاربر: شخصی که در پایگاه داده برای شمارش اختصاص داده شده است. این می‌تواند شخصی باشد که به‌طور فیزیکی انبار را شمارش می‌کند یا شمارش را در پایگاه داده اعمال می‌کند.

دسته‌بندی کالا: دسته‌بندی که به‌طور داخلی به یک کالای خاص اختصاص داده شده است. مگر اینکه به‌طور دیگری مشخص شده باشد (مثلاً به عنوان مصرفی یا اجاره‌ای)، دسته‌بندی کالا پیش‌فرض "همه" است.

تاریخ حسابداری: تاریخی که انبارگردانی‌ها در برنامه حسابداری چیتاک ثبت می‌شود.

شرکت: شرکتی که انبارگردانی‌ها در پایگاه داده آن انجام می‌شود. نام شرکت در گوشه سمت چپ بالای پایگاه داده، در کنار نام کاربر فعلی نمایش داده می‌شود.

ایجاد انبارگردانی

برای ایجاد یک انبارگردانی جدید از صفحه انبارگردانی، روی "جدید" کلیک کنید. با این کار یک سطر خالی انبارگردانی ایجاد می‌شود.

در این سطر خالی، از منوی کشویی زیر ستون "کالا و خدمات" کلیک کنید و یک کالا را انتخاب کنید. اگر کالای انتخابی با استفاده از سری ساخت یا شماره سریال رهگیری می‌شود، سری ساخت یا شماره سریال مورد نظر را نیز می‌توانید از منوی کشویی زیر ستون "سری ساخت/شماره سریال" انتخاب کنید.

سپس، مقدار ستون "تعداد شمارش‌شده" را به تعداد شمارش‌شده برای آن کالا در فرآیند انبارگردانی تنظیم کنید.

در سمت چپ ستون تعداد شمارش‌شده، تاریخ برنامه‌ریزی و کاربر نیز از طریق منوهای کشویی مربوطه قابل تغییر هستند. تغییر تاریخ برنامه‌ریزی تاریخ پردازش انبارگردانی را تغییر می‌دهد و انتخاب کاربر مسئول به کاربر خاصی برای انبارگردانی اختصاص می‌دهد (برای اهداف ردیابی).

پس از انجام تمام تغییرات در سطر انبارگردانی جدید، در قسمت دیگری کلیک کنید تا از سطر انبارگردانی خارج شوید، و یا بر روی کلید Enter کیبورد کلیک کنید تا به سطر بعد هدایت شوید. 

اگر تعداد شمارش‌شده بیشتر از تعداد در دسترس باشد، مقدار ستون تفاوت به رنگ سبز است. اگر تعداد شمارش‌شده کمتر از تعداد در دسترس باشد، مقدار ستون تفاوت به رنگ قرمز است. اگر مقادیر مطابقت داشته باشند و هیچ تغییری نداشته باشند، هیچ مقداری در ستون تفاوت ظاهر نمی‌شود.

در این مرحله، شمارش (تنظیم انبار) ثبت شده است، اما هنوز اعمال نشده است. این بدان معناست که مقدار موجودی قبل از تنظیم هنوز به مقدار واقعی شمارش‌شده جدید به‌روزرسانی نشده است.

دو راه برای اعمال تنظیم انبار جدید وجود دارد. اولین راه این است که بر روی دکمه اجرا در سمت چپ  صفحه کلیک کنید. راه دوم این است که بر روی کادر انتخاب در سمت راست سطر کلیک کنید. انجام این کار گزینه‌های دکمه جدیدی را در بالای صفحه نشان می‌دهد که یکی از آن‌ها دکمه اجرا است. کلیک بر روی این دکمه باعث می‌شود که یک پنجره پاپ‌آپ با عنوان "شماره پیگیری / دلیل انبارگردانی" ظاهر شود.

از این منوی پاپ‌آپ، شماره پیگیری / دلیل انبارگردانی اختصاص داد. به‌طور پیش‌فرض، فیلد عنوان انبارگردانی با عنوان پیشفرض پر شده است، اما می‌توان آن را تغییر داد تا هر دلیلی که مورد نظر است را نمایش دهد.

پس از آماده شدن، بر روی دکمه بروزرسانی مقادیر کلیک کنید تا انبارگردانی اعمال شود.

شمارش محصولات 

شمارش محصولات یک فعالیت دوره‌ای در انبار است. یکبار که شمارش کامل شد، به برنامه انبار ‣ عملیات ‣ انبارگردانی بروید تا ستون مقدار شمارش‌شده را برای هر خط محصول به‌روزرسانی کنید.

برای هر سطر محصول، مشخص کنید که ستون تعداد در پایگاه داده با مقدار شمارش‌شده جدید مطابقت دارد یا خیر. اگر مقدار ثبت‌شده و مقدار شمارش‌شده مطابقت داشته باشند، بر روی دکمه بلی  (نشان هدف) در سمت چپ خط محصول کلیک کنید.

انجام این کار مقدار را از ستون مقدار در دست به ستون مقدار شمارش‌شده کپی می‌کند و مقدار ستون تفاوت را به ۰٫۰۰ تنظیم می‌کند. سپس، یکبار که اعمال شد، یک حواله انبار با مقدار انجام‌شده ۰٫۰۰ در تاریخچه تنظیم انبار محصول ثبت می‌شود.

اگر مقدار شمارش‌شده جدید برای یک محصول خاص با مقدار ستون تعداد در پایگاه داده مطابقت نداشته باشد، به جای کلیک بر روی دکمه تنظیم، مقدار واقعی را در فیلد ستون تعداد شمارش‌شده ثبت کنید.

برای انجام این کار، فیلد ستون تعداد شمارش‌شده را در سطر انبارگردانی خاص برای محصولی که شمارش آن تغییر می‌کند کلیک کنید. عدد به‌طور خودکار مقدار شمارش‌شده ۰٫۰۰ را اختصاص می‌دهد.

برای تغییر این مقدار، مقدار جدیدی را که با مقدار واقعی شمارش‌شده جدید مطابقت دارد، تایپ کنید. سپس از سطر خارج شوید. انجام این کار، تنظیم را ذخیره می‌کند و به‌طور خودکار مقدار ستون اختلاف را تنظیم می‌کند.

اگر مقدار شمارش‌شده از مقدار در دست بیشتر باشد، مقدار ستون تفاوت سبز است. اگر مقدار شمارش‌شده از مقدار در دست کمتر باشد، مقدار ستون تفاوت قرمز است. اگر مقادیر مطابقت داشته باشند و هیچ تغییری نداشته باشند، هیچ مقداری در ستون تفاوت ظاهر نمی‌شود.

سپس، زمانی که انبارگردانی اعمال شد، حواله انبار با اختلاف بین مقدار در دست و مقدار شمارش‌شده در تاریخچه تنظیم انبار محصول ثبت می‌شود.

تغییر فرکانس شمارش موجودی

به‌طور پیش‌فرض، تاریخ برنامه‌ریزی‌شده برای انبارگردانی‌ها همیشه برای ۲۹ اسفند سال جاری تعیین می‌شود. اما برای برخی شرکت‌ها، ضروری است که همیشه شمارش دقیق موجودی داشته باشند. در چنین مواردی، تاریخ برنامه‌ریزی‌شده پیش‌فرض قابل تغییر است.

برای تغییر تاریخ برنامه‌ریزی‌شده پیش‌فرض، به برنامه انبار ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات بروید. سپس در بخش عملیات، تنظیم "روز و ماه انبارگردانی سالانه" را پیدا کنید که به‌طور پیش‌فرض در منوی کشویی روی ۲۹ اسفند تنظیم شده است.

برای تغییر روز، روی عدد ۲۹ کلیک کنید و آن را به عددی در محدوده ۱ تا ۳۱، بسته به ماه مورد نظر، تغییر دهید.

سپس برای تغییر ماه، روی اسفند کلیک کنید تا منوی کشویی نمایش داده شود و ماه مورد نظر را انتخاب کنید.

پس از انجام تمامی تغییرات، روی "ذخیره" کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند.

برنامه‌ریزی شمارش‌ های بزرگ

برای برنامه‌ریزی شمارش‌های بزرگ موجودی، مانند شمارش کامل تمامی کالاهای موجود، ابتدا به برنامه انبار ‣ عملیات ‣ انبارگردانی بروید.

سپس، کالاهای مورد نظر برای شمارش را با کلیک بر روی چک‌باکس در سمت راست هر سطر کالا انتخاب کنید.

پس از انتخاب تمامی کالاهای مورد نظر، روی دکمه "درخواست شمارش" در بالای صفحه کلیک کنید. با این کار یک پنجره پاپ‌آپ "درخواست شمارش" ظاهر می‌شود. در این پنجره پاپ‌آپ، اطلاعات زیر را وارد کنید:

تاریخ موجودی(انبارگردانی): تاریخ برنامه‌ریزی‌شده برای شمارش.

کاربر: کاربری که مسئول شمارش است.

تاریخ حسابداری: تاریخی که انبارگردانی در حساب‌ها ثبت می‌شود.

تعداد: برای خالی گذاشتن تعداد موجودی هر سطر کالا، گزینه "خالی بگذار" را انتخاب کنید. برای از پیش‌پرکردن تعداد موجودی هر سطر با مقدار فعلی ثبت‌شده در پایگاه داده، گزینه "تنظیم مقدار فعلی" را انتخاب کنید.

در نهایت، پس از آماده شدن، روی "تایید" کلیک کنید تا درخواست شمارش ثبت شود.