حضور و غیاب

برنامه حضور و غیاب چیتاک به‌عنوان یک ساعت کار عمل می‌کند. کارکنان می‌توانند با استفاده از یک دستگاه ویژه حضور و غیاب در حالت کیوسک ورود و خروج خود را ثبت کنند، همچنین کاربران می‌توانند مستقیماً از پایگاه داده ورود و خروج خود را ثبت کنند. مدیران می‌توانند به‌سرعت مشاهده کنند چه کسی در هر لحظه در دسترس است، گزارش‌هایی ایجاد کنند تا ساعت‌های کاری همه را ببینند و اطلاعاتی درباره اینکه کدام کارکنان اضافه‌کاری می‌کنند یا زودتر از زمان مورد انتظار کار را ترک می‌کنند، به دست آورند.

سطح دسترسی

مهم است بدانید که چگونه سطح دسترسی مختلف بر امکانات و ویژگی‌هایی که کاربران می‌توانند در برنامه حضور و غیاب به آنها دسترسی داشته باشند، تأثیر می‌گذارد.

هر کاربر در پایگاه داده می‌تواند بدون نیاز به دسترسی به برنامه حضور و غیاب، به‌طور مستقیم ورود و خروج خود را ثبت کند. علاوه بر این، همه کاربران می‌توانند از فرم کارمند خود در برنامه کارکنان به سوابق حضور و غیاب خود دسترسی داشته باشند.

دسترسی به برنامه حضور و غیاب و ویژگی‌های مختلف آن بر اساس سطح دسترسی تعیین می‌شود.

برای مشاهده میزان دسترسی یک کاربر، به برنامه تنظیمات ‣ کاربران و شرکت‌ها: کاربران بروید و روی یک کاربر خاص کلیک کنید. تب سطح دسترسی به‌طور پیش‌فرض قابل مشاهده است. به پایین بخش منابع انسانی بروید تا تنظیمات را ببینید. برای فیلد حضور و غیاب، خالی گذاشتن فیلد یا انتخاب مدیر است.

اگر گزینه مدیر انتخاب شود، کاربر به تمام برنامه حضور و غیاب به‌طور کامل دسترسی دارد و هیچ محدودیتی برای او وجود ندارد. او می‌تواند سوابق حضور و غیاب همه کارکنان را مشاهده کند، از برنامه به حالت کیوسک دسترسی پیدا کند، به تمام گزارش‌ها و معیارها دسترسی داشته باشد و تنظیمات را تغییر دهد. اگر فیلد خالی باشد، کاربر به برنامه حضور و غیاب دسترسی ندارد.

تأییدکنندگان

تنها حالت دیگری که ممکن است اطلاعات متفاوتی در برنامه حضور و غیاب قابل دسترسی باشد، مربوط به تأییدکنندگان است. اگر کاربری سطح دسترسی لازم برای برنامه حضور و غیاب نداشته باشد، اما به‌عنوان تأییدکننده حضور و غیاب یک کارمند تعیین شده باشد، آن کاربر می‌تواند سوابق حضور و غیاب آن کارمند خاص را مشاهده کرده و در صورت لزوم تغییراتی در این سوابق اعمال کند. این امر برای تمام کارکنانی که کاربر به‌عنوان تأییدکننده حضور و غیاب آنها تعیین شده است، صدق می‌کند. تأییدکنندگان معمولاً مدیران هستند، هرچند این الزام نیست.

برای مشاهده اینکه تأییدکننده حضور و غیاب یک کارمند چه کسی است، به برنامه کارمندان بروید و روی کارمند خاص کلیک کنید. روی تب اطلاعات کاری کلیک کنید، به بخش تأییدکنندگان بروید و فیلد حضور و غیاب را بررسی کنید. شخص انتخاب‌شده می‌تواند سوابق حضور و غیاب آن کارمند را هم در داشبورد برنامه حضور و غیاب و هم در گزارش‌های حضور و غیاب مشاهده کرده و تغییراتی در سوابق آنها ایجاد کند.

پیکربندی

در برنامه حضور و غیاب نیاز به چند تنظیم است. تعیین نحوه ورود و خروج کارکنان، تعریف نحوه عملکرد کیوسک‌ها و تعیین چگونگی محاسبه ساعات اضافه‌کاری همه در منوی پیکربندی تنظیم می‌شوند. برای دسترسی به منوی پیکربندی، به برنامه حضور و غیاب ‣ پیکربندی بروید.

حالت‌ها

• حضور و غیاب از طریق پایگاه داده: این گزینه را فعال کنید تا کاربران بتوانند به‌طور مستقیم از پایگاه داده چیتاک ورود و خروج خود را ثبت کنند. اگر این گزینه فعال نباشد، کاربران باید از کیوسک برای ثبت ورود و خروج استفاده کنند.

ساعات اضافه کار

این بخش مشخص می‌کند که چگونه زمان اضافه کاری محاسبه شود، از جمله اینکه چه زمانی زمان اضافه محاسبه شود و چه زمانی ثبت نشود.

• محاسبه ساعات اضافه کار: این گزینه را فعال کنید تا کارکنان بتوانند ساعات اضافه‌کاری فراتر از ساعت‌های کاری تعیین‌شده خود را ثبت کنند (که گاهی به آن اضافه‌کاری گفته می‌شود). با فعال‌سازی این گزینه، تنظیمات زیر نیز نمایش داده می‌شوند. اگر این گزینه فعال نباشد، تنظیمات دیگر ظاهر نخواهند شد.

• شروع کن از: تاریخ کنونی به‌طور خودکار در این فیلد وارد می‌شود. در صورت تمایل، روی این فیلد کلیک کنید و با استفاده از انتخابگر تقویم، تاریخ شروع محاسبه ساعات اضافه‌کاری را تغییر دهید.

• زمان تحمل به نفع شرکت: مقدار زمانی را به دقیقه وارد کنید که به‌عنوان اضافه‌کاری برای کارمند محاسبه نمی‌شود. وقتی کارمند خروج خود را ثبت می‌کند و زمان اضافه ثبت‌شده کمتر از دقایق مشخص‌شده باشد، این زمان به‌عنوان اضافه‌کاری برای کارمند در نظر گرفته نمی‌شود.

• زمان تحمل به نفع کارمند: مقدار زمانی را به دقیقه وارد کنید که به کارمند داده می‌شود و در صورتی که کمتر از ساعت‌های کاری خود زمان ثبت کند، بر حضور و غیاب او تأثیر منفی نمی‌گذارد. وقتی کارمند خروج خود را ثبت می‌کند و مجموع زمان ثبت‌شده برای روز کمتر از ساعت‌های کاری مشخص‌شده و کمتر از این بازه زمانی مشخص باشد، برای کاهش ساعت‌ها جریمه نمی‌شود.

• نمایش ساعات اضافه کاری: این گزینه را فعال کنید تا ساعات اضافه‌کاری ثبت‌شده توسط کارمند هنگام خروج از طریق دستگاه یا هنگام خروج کاربر از پایگاه داده نمایش داده شود.

نمای کلی

هنگام ورود به برنامه حضور و غیاب، داشبورد نمای کلی نمایش داده می‌شود که شامل تمام اطلاعات ورود و خروج کاربر واردشده است. اگر کاربر سطح دسترسی خاصی داشته باشد یا تأییدکننده برای کارمند خاصی باشد، اطلاعات ورود و خروج آن کارمند نیز در داشبورد نمای کلی قابل مشاهده است.

نماها

برای تغییر نمای پیش‌فرض از نمودار گانت به نمای فهرست، روی آیکون فهرست در بالای سمت چپ داشبورد، زیر عکس کاربر کلیک کنید. برای بازگشت به نمودار گانت، روی دکمه گانت که کنار دکمه فهرست قرار دارد کلیک کنید.

نمای پیش‌فرض، اطلاعات روز جاری را نمایش می‌دهد. برای نمایش اطلاعات هفته، ماه یا سال، روی دکمه روز کلیک کنید تا منوی کشویی شامل گزینه‌های دیگر نمایش داده شود. نمای دلخواه خود را انتخاب کنید تا داشبورد بروزرسانی شود. برای تغییر روز، هفته، ماه یا سال نمایش داده‌شده، روی دکمه‌های ← (فلش چپ) یا → (فلش راست) در دو طرف منوی کشویی کلیک کنید. برای بازگشت به نمایی که شامل روز جاری است، روی دکمه امروز کلیک کنید. این کار داشبورد را رفرش کرده و اطلاعات مربوط به روز جاری را نمایش می‌دهد.

در نمای روز، ستون مربوط به ساعت جاری با رنگ زرد برجسته می‌شود. اگر نمای هفته یا ماه انتخاب شود، ستون مربوط به روز جاری برجسته می‌شود. اگر نمای سال انتخاب شود، ماه جاری برجسته خواهد شد.

داشبورد نمای کلی اطلاعات هفته را نمایش می‌دهد، به همراه روز جاری که برجسته شده است. هر ورودی که دارای خطا باشد، به رنگ قرمز نمایش داده می‌شود و نشان می‌دهد که نیاز به حل توسط کاربرمدیر و/یا تأییدکننده است.

فیلترها و گروه‌ها

برای فیلتر کردن نتایج در داشبورد نمای کلی، یا برای نمایش گروه‌های مختلف اطلاعات، روی دکمه 🔻 (مثلث کشویی) در نوار جستجو بالای داشبورد کلیک کنید و یکی از فیلترها یا گزینه‌های گروه‌بندی موجود را انتخاب کنید. چندین فیلتر و گروه‌بندی از پیش پیکربندی شده وجود دارد، و همچنین گزینه‌ای برای ایجاد فیلترهای سفارشی.

فیلترها
فیلترهای پیش‌فرض که می‌توان انتخاب کرد عبارتند از:

• حضور و غیاب های من: این فیلتر فقط داده‌های حضور کاربر را نمایش می‌دهد.
• تیم من: این فیلتر داده‌های حضور تیم کاربر را نمایش می‌دهد.
• در حال کار: این فیلتر داده‌های حضور همه کسانی که در حال حاضر ثبت ورود کرده‌اند را نمایش می‌دهد.
• خطاها: این فیلتر هر ورودی دارای خطا که نیاز به حل دارد را نمایش می‌دهد.
• ورود: این فیلتر یک منوی کشویی دارد تا دوره زمانی خاصی را انتخاب کنید. دوره زمانی مورد نظر را از گزینه‌های ارائه‌شده، مانند ماه، فصل یا سال انتخاب کنید.
• 7 روز گذشته: این فیلتر داده‌های حضور در ۷ روز گذشته را نمایش می‌دهد.
• افزودن فیلتر سفارشی: با انتخاب این گزینه، یک فیلتر سفارشی با استفاده از پنجره‌ای که ظاهر می‌شود ایجاد کنید.

گروه‌ها
گروه‌بندی‌های پیش‌فرض که می‌توان انتخاب کرد عبارتند از:

• ورود: این گروه‌بندی منویی کشویی ارائه می‌دهد که شامل گزینه‌های دوره زمانی زیر است: سال، فصل، ماه، هفته، و روز. دوره زمانی مورد نظر را انتخاب کنید تا تمام اطلاعات ورود بر اساس دوره انتخابی گروه‌بندی شوند.
• کارمند: این گروه داده‌های حضور را بر اساس کارمند مرتب می‌کند.
• خروج: این گروه‌بندی منویی کشویی ارائه می‌دهد که شامل گزینه‌های دوره زمانی زیر است: سال، فصل، ماه، هفته، و روز. دوره زمانی مورد نظر را انتخاب کنید تا تمام اطلاعات خروج بر اساس دوره انتخابی گروه‌بندی شوند.
• افزودن گروه سفارشی: این گزینه منویی کشویی با گزینه‌های مختلف برای گروه‌بندی داده‌های حضور، شامل شهر، کشور، حالت و آدرس IP را نمایش می‌دهد.

جزئیات گزارش حضور

چیتاک جزئیات مختلف زمانی و مکانی را هنگام ورود و خروج کاربران ثبت می‌کند. جزئیات دقیق ثبت‌شده بسته به روشی که کاربر ورود و خروج را ثبت کرده است، متفاوت است.

برای مشاهده جزئیات ورود و/یا خروج برای یک کارمند، روی ورودی فردی در داشبورد نمای کلی کلیک کنید.

یک گزارش حضور دقیق برای کاربر در یک پنجره پاپ‌آپ نمایش داده می‌شود. برای بستن گزارش حضور دقیق، روی دکمه "ذخیره و بستن" کلیک کنید.

گزارش حضور دقیق شامل اطلاعات زیر است:

جزئیات اصلی

• کارمند: نام کارمند.
• ورود: تاریخ و ساعت ورود کارمند.
• خروج: تاریخ و ساعت خروج کارمند. این گزینه فقط زمانی نمایش داده می‌شود که کارمند خروج کرده باشد.
• ساعات کار شده: مجموع زمانی که کارمند برای روز ثبت کرده است، به‌صورت فرمت ساعت و دقیقه (HH). این مقدار تمام ورودها و خروج‌های ثبت‌شده در طول روز را محاسبه می‌کند، حتی اگر کارمند چندین بار ورود و خروج کرده باشد.
• ساعات اضافه کاری: هر ساعتی که کارمند بیش از ساعت‌های کاری تعیین‌شده ثبت کرده است.

جزئیات ورود/خروج
اطلاعات زیر هم برای بخش ورود و هم برای بخش خروج نمایش داده می‌شوند.

• حالت: روشی که اطلاعات حضور ثبت شده است. اگر کارمند به‌طور مستقیم از پایگاه داده ورود و خروج ثبت کرده باشد، "دستی" نمایش داده می‌شود. اگر از کیوسک حضور و غیاب استفاده کرده باشد، "سیستمی" نمایش داده می‌شود.
• آدرس IP: آدرس IP رایانه‌ای که کارمند برای ثبت ورود یا خروج استفاده کرده است.
• مرورگر: مرورگری که کارمند برای ثبت ورود یا خروج استفاده کرده است.
• موقعیت مکانی: شهر و کشوری که با آدرس IP رایانه مرتبط است.
• مختصات GPS: مختصات دقیق هنگامی که کاربر ورود یا خروج را ثبت کرده است. برای مشاهده مختصات دقیق روی نقشه، روی دکمه "→ مشاهده در نقشه‌ها" زیر مختصات GPS کلیک کنید. این کار یک تب جدید در مرورگر باز می‌کند که مکان دقیق را نمایش می‌دهد.

خطاها

ورودی‌هایی که شامل خطا هستند در داشبورد نمای کلی به رنگ قرمز نمایش داده می‌شوند. در نمای گانت، ورودی با پس‌زمینه قرمز ظاهر می‌شود. اگر در نمای فهرست باشد، متن ورودی به رنگ قرمز نمایش داده می‌شود.

یک خطا معمولاً زمانی رخ می‌دهد که کارمند ورود را ثبت کرده اما طی ۲۴ ساعت گذشته خروج ثبت نکرده است یا زمانی که دوره ورود و خروج یک کارمند بیش از ۱۶ ساعت طول بکشد.

برای رفع خطا، ورودی حضور باید ویرایش یا حذف شود. روی ورودی کلیک کنید تا یک پنجره پاپ‌آپ شامل جزئیات مربوط به آن ورودی خاص باز شود. برای ویرایش اطلاعات ورود یا خروج، روی فیلد ورود یا خروج کلیک کنید تا یک انتخابگر تقویم ظاهر شود. روی تاریخ مورد نظر کلیک کنید، سپس از انتخابگر زمان زیر تقویم استفاده کنید تا زمان دقیق را برای ورودی انتخاب کنید. وقتی اطلاعات صحیح است، روی "ذخیره و بستن" کلیک کنید.

زمانی که ورودی دیگر شامل خطا نباشد، به جای قرمز به رنگ خاکستری نمایش داده می‌شود.

برای حذف یک ورودی، به‌جای ویرایش آن، روی گزینه "حذف" در پنجره پاپ‌آپ کلیک کنید.

گزارش‌دهی

برای مشاهده گزارش‌های حضور و غیاب، روی "گزارش‌ها" در منوی بالایی کلیک کنید. گزارش پیش‌فرض، اطلاعات حضور هر کارمند را برای سه ماه گذشته در قالب یک نمودار خطی نمایش می‌دهد.

نمای پیش‌فرض به‌صورت گراف است. برای مشاهده داده‌ها در یک جدول محوری، روی دکمه "جدول محوری" در بالای گزارش کلیک کنید. برای بازگشت به نمای گراف، روی دکمه "گراف" کلیک کنید که در کنار دکمه "جدول محوری" قرار دارد.

برای نمایش اطلاعات مختلف، فیلترها و گروه‌ها را به همان شیوه‌ای که در داشبورد نمای کلی وجود داشت، تنظیم کنید.

داده‌ها را می‌توان به‌صورت نمودار میله‌ای، نمودار خطی، نمودار دایره‌ای، نمودار انباشته یا به ترتیب صعودی یا نزولی نمایش داد. برای تغییر نما به هر یک از این نمودارها، روی دکمه مربوطه در بالای نمودار نمایش‌داده‌شده کلیک کنید.

برای تغییر "مقادیر"، روی دکمه "معیار" کلیک کنید و مقدار دلخواه را از منوی کشویی انتخاب کنید.

گزارش همچنین می‌تواند به یک اسپردشیت ایمپورت شود. روی دکمه "درج در صفحه گسترده" کلیک کنید و یک پنجره پاپ‌آپ ظاهر می‌شود. صفحه گسترده مورد نظر را انتخاب کرده و روی "تأیید" کلیک کنید.