سفارشات کلی (حواله ای)
سفارشات کلی قراردادهای خرید بلندمدت بین یک شرکت و فروشنده هستند که بر اساس آن‌ها محصولات به‌صورت دوره‌ای با قیمت‌های از پیش تعیین‌شده تحویل داده می‌شوند.
سفارشات کلی زمانی مفید هستند که محصولات به‌طور مداوم از یک فروشنده خریداری می‌شوند، اما در تعداد و زمان‌های مختلف.
این سفارشات با ساده‌سازی فرآیند خرید، علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، به دلیل امکان مذاکره بر سر قیمت‌های عمده با فروشندگان، موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها نیز می‌شوند.
ایجاد سفارش جامع
برای ایجاد سفارش‌های جامع، ویژگی "توافق‌نامه‌های خرید" را از تنظیمات برنامه خرید فعال کنید. به برنامه خرید ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات بروید و در بخش سفارش‌ها، گزینه "توافق‌نامه‌های خرید" را تیک بزنید. سپس برای اعمال تغییرات روی "ذخیره" کلیک کنید.
برای ایجاد یک سفارش کلی، به برنامه خرید ‣ سفارش‌ها ‣ سفارشات حواله ای بروید و روی "جدید" کلیک کنید. این کار یک فرم سفارش جامع جدید باز می‌کند.
فیلدهای زیر را در فرم سفارش جامع جدید پیکربندی کنید تا قوانین از پیش تعیین‌شده برای توافق بلندمدت تکرارشونده مشخص شود:
- کارشناس خرید: کاربری که به این سفارش جامع اختصاص داده شده است. به‌طور پیش‌فرض، این کاربر همان فردی است که توافق را ایجاد کرده است؛ کاربر را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی کنار این فیلد تغییر داد.
- نوع توافق: نوع توافق خرید که این سفارش جامع به‌عنوان آن طبقه‌بندی شده است. در چیتاک، سفارش‌های کلی تنها توافق‌نامه رسمی خرید هستند.
- تأمین‌کننده: تأمین‌کننده‌ای که این توافق با او برقرار است، چه یک‌بار یا چه به‌صورت تکرارشونده. تأمین‌کننده را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی کنار این فیلد انتخاب کرد.
- واحد پولی: واحد پول توافق شده برای این معامله. اگر چند واحد پول در پایگاه داده فعال شده باشد، واحد پول را می‌توان از منوی کشویی کنار این فیلد تغییر داد.
- تاریخ ضرب الجل توافق شده: تاریخی که این توافق‌نامه خرید منقضی خواهد شد. اگر این سفارش جامع نباید منقضی شود، این فیلد را خالی بگذارید.
- تاریخ سفارش: تاریخی که این سفارش جامع باید در آن ثبت شود، اگر پیش فاکتور جدید مستقیماً از فرم سفارش کلی ایجاد شود. اگر پیش فاکتور جدیدی ایجاد شود، این مقدار به‌طور خودکار فیلد "مهلت سفارش" را در پیش فاکتور پر می‌کند.
- تاریخ تحویل: تاریخ تحویلی که کالا و خدمات شامل در پیش فاکتور، در صورت ایجاد مستقیم از فرم سفارش جامع، انتظار می‌رود. اگر پیش فاکتور جدیدی ایجاد شود، این مقدار به‌طور خودکار فیلد "تاریخ مورد انتظار تحویل" را در پیش فاکتور پر می‌کند.
- سند منبع: سفارش خرید (PO) منبع که این سفارش جامع به آن مرتبط است. اگر این سفارش جامع نباید به هیچ سفارش خرید موجود مرتبط شود، این فیلد را خالی بگذارید.
- شرکت: شرکتی که به این سفارش جامع خاص اختصاص داده شده است. به‌طور پیش‌فرض، این همان شرکتی است که کاربر ایجادکننده سفارش جامع در آن قرار دارد. اگر پایگاه داده چند شرکتی نباشد، این فیلد قابل تغییر نیست و به‌طور پیش‌فرض تنها شرکت موجود در پایگاه داده را نمایش می‌دهد.
پس از پر کردن تمام فیلدهای مرتبط، روی افزودن خط کلیک کنید تا محصولات را در ستون محصول اضافه کنید. سپس در ستون تعداد، تعداد هر محصول را تغییر دهید و در ستون قیمت واحد، قیمت را تنظیم کنید.
برای مشاهده و تغییر تنظیمات پیش‌فرض توافق‌نامه خرید برای سفارش‌های کلی مستقیماً از فرم سفارش کلی، روی آیکون فلش سمت چپ که هنگام حرکت ماوس روی فیلد "نوع توافق" و جایی که "سفارش کلی" فهرست شده است ظاهر می‌شود، کلیک کنید. این عمل شما را به تنظیمات سفارش جامع هدایت می‌کند.
از اینجا می‌توانید تنظیمات سفارش‌های کلی را ویرایش کنید. در بخش "نوع توافق"، می‌توانید نام نوع توافق و نوع انتخاب توافق را تغییر دهید. دو گزینه برای نوع انتخاب قابل فعال‌سازی هستند:
- انتخاب تنها یک پیش فاکتور (انحصاری): وقتی یک سفارش خرید تأیید می‌شود، سایر سفارش‌های خرید لغو می‌شوند.
- انتخاب چندین پیش فاکتور (غیر انحصاری): وقتی یک سفارش خرید تأیید می‌شود، سایر سفارش‌های خرید لغو نمی‌شوند و چندین سفارش خرید مجاز هستند.
در بخش "داده برای پیش فاکتورهای جدید"، فیلدهای "سطرها" و "مقادیر" قابل ویرایش هستند. با این کار تعیین می‌شود که چگونه پیش فاکتورهای جدید هنگام استفاده از این توافق خرید پر شوند.
برای سطرها:
- سطرهای استفاده از توافق: هنگام ایجاد یک پیشنهاد جدید، اگر سفارش کلی انتخاب شود، سطر های محصول با همان محصولاتی که در سفارش کلی فهرست شده‌اند، به‌طور خودکار پر می‌شوند.
- خودکار ایجاد سطر های RFQ را نکنید: هنگام ایجاد یک پیشنهاد جدید و انتخاب یک سفارش کلی موجود، تنظیمات به پیشنهاد جدید منتقل می‌شود اما سطر های محصول پر نمی‌شوند.
برای تعداد:
- تعداد استفاده از توافق: هنگام ایجاد یک پیشنهاد جدید، اگر سفارش کلی انتخاب شود، مقادیر محصولات درج‌شده در سفارش کلی به‌طور خودکار در سطر های محصول پر می‌شوند.
- تعیین دستی تعداد: هنگام ایجاد یک پیشنهاد جدید و انتخاب سفارش کلی موجود، سطر های محصول پر می‌شوند اما همه مقادیر به 0 تنظیم می‌شوند. کاربر باید مقادیر را به‌صورت دستی تنظیم کند.
پس از اعمال تغییرات موردنظر، روی جدید (از طریق نوار پیمایش بالای صفحه) کلیک کنید تا به فرم سفارش کلی بازگردید. سپس روی تأیید کلیک کنید تا این توافق خرید جدید ذخیره شود.
پس از تأیید، مرحله سفارش کلی از پیش‌نویس به در حال اجرا تغییر می‌کند، که نشان می‌دهد این توافق می‌تواند در ایجاد درخواست‌های خرید جدید استفاده شود.
ایجاد پیش فاکتور جدید از سفارش کلی
پس از تأیید یک سفارش کلی، پیش فاکتورهای جدید را می‌توان مستقیماً از فرم سفارش کلی ایجاد کرد. پیش فاکتورهایی که با این فرم ایجاد می‌شوند، به‌صورت خودکار با اطلاعاتی که بر اساس قوانین تنظیم‌شده در فرم هستند، پر می‌شوند.
برای ایجاد یک پیش فاکتور جدید از فرم سفارش کلی، روی دکمه "ایجاد پیش فاکتور" کلیک کنید. این کار یک پیش فاکتور جدید باز می‌کند که بسته به تنظیمات پیکربندی‌شده در فرم سفارش کلی، به‌طور خودکار با اطلاعات درست پر می‌شود.
از فرم پیش فاکتور جدید، روی "ارسال از طریق ایمیل" کلیک کنید تا ایمیلی برای تأمین‌کننده فهرست‌شده بنویسید و ارسال کنید. روی "چاپ پیش فاکتور" کلیک کنید تا یک PDF قابل چاپ از پیش فاکتور ایجاد شود؛ یا وقتی آماده شدید، روی "تأیید سفارش" کلیک کنید تا سفارش خرید تأیید شود.
پس از تأیید سفارش خرید (PO)، از طریق نوار پیمایش بالای صفحه به فرم سفارش کلی بازگردید. در فرم سفارش کلی، اکنون یک دستور خرید/سفارش در دکمه هوشمند دستور خرید/سفارش در جهت بالا فرم فهرست شده است. با کلیک بر روی دکمه هوشمند دستور خرید/سفارش می‌توانید سفارش خریدی که تازه ایجاد شده را مشاهده کنید.
تأمین موجودی
پس از تأیید یک سفارش کلی، یک خط تأمین‌کننده جدید در زیر تب خرید کالا و خدمت موجود در سفارش اضافه می‌شود.
این ویژگی سفارش‌های کلی را با تأمین خودکار موجودی مفید می‌کند، زیرا اطلاعات مربوط به تأمین‌کننده، قیمت و توافق در خط تأمین‌کننده مرجع قرار می‌گیرد. این اطلاعات مشخص می‌کند که چه زمانی، کجا و با چه قیمتی کالا و خدمات باید تأمین موجودی شوند.