صورتحساب بر اساس تایم شیت

صدور فاکتور بر اساس زمان/مواد معمولاً زمانی استفاده می‌شود که برآورد دقیق اندازه یک پروژه ممکن نباشد یا زمانی که نیازهای پروژه ممکن است تغییر کند.

این موضوع با قرارداد قیمت ثابت متفاوت است، زمانی که مشتری موافقت می‌کند مبلغ مشخصی را برای تکمیل قرارداد پرداخت کند—صرف نظر از هزینه‌هایی که باید به کارکنان، پیمانکاران، فروشندگان، تأمین‌کنندگان و غیره پرداخت شود.

برنامه فروش چیتاک می‌تواند برای زمان و هزینه‌های مختلف (مانند حمل و نقل، اقامت)، و همچنین خریدهایی که برای تکمیل یک سفارش نیاز است، فاکتور صادر کند.

پیکربندی برنامه و تنظیمات

ابتدا، برای پیگیری دقیق پیشرفت پروژه، باید برنامه‌های پروژه و حسابداری چیتاک نصب شده باشند.

برای نصب برنامه پروژه، به داشبورد اصلی چیتاک بروید ‣ برنامه‌ها. سپس، در صفحه برنامه‌ها، بلوک برنامه پروژه را پیدا کنید و روی "فعال‌سازی" کلیک کنید. صفحه به‌طور خودکار تازه‌سازی می‌شود و به داشبورد اصلی چیتاک بازمی‌گردد، جایی که برنامه پروژه اکنون قابل دسترسی است.

همین فرآیند را برای نصب برنامه حسابداری تکرار کنید.

پس از نصب، روی نماد برنامه حسابداری از داشبورد اصلی چیتاک کلیک کنید و به تنظیمات ‣ پیکربندی بروید. در صفحه تنظیمات، به بخش تحلیلی بروید و مطمئن شوید که باکس کنار "حسابداری تحلیلی" تیک خورده است.

سپس، روی "ذخیره" کلیک کنید تا تمامی تغییرات ذخیره شوند.

سپس، به داشبورد اصلی چیتاک ‣ برنامه پروژه ‣ پیکربندی ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات بروید. در صفحه تنظیمات، در بخش مدیریت زمان، مطمئن شوید که باکس کنار ویژگی "تایم شیت" تیک خورده است.

سپس، روی "ذخیره" کلیک کنید تا تمامی تغییرات ذخیره شوند.

پیکربندی محصول خدمات

با فعال بودن ویژگی برگه‌های زمانی در برنامه پروژه، اکنون امکان صدور فاکتور برای زمان صرف شده در یک پروژه وجود دارد، اما تنها زمانی که پیکربندی‌های زیر برای محصول انجام شده باشد.

برای پیکربندی یک کالا یا خدمت، ابتدا به برنامه فروش ‣ کالا و خدمات ‣ کالا و خدمات بروید. در صفحه کالا و خدمات، کالا یا خدمت مورد نظر را انتخاب کنید یا برای ایجاد یک کالا یا خدمت جدید، روی "جدید" کلیک کنید.

از فرم کالا یا خدمت، در تب "اطلاعات عمومی"، نوع محصول را به "خدمات" تنظیم کنید. سپس، از منوی کشویی در فیلد "سیاست صدور فاکتور"، گزینه "بر اساس برگه‌های زمانی" را انتخاب کنید.

سپس، از منوی کشویی "روش رهگیری نحوه انجام"، گزینه "پروژه و وظیفه" را انتخاب کنید. این تنظیم نشان می‌دهد که هنگام ایجاد یک سفارش فروش با این کالا یا خدمت خاص، یک پروژه و وظیفه جدید در برنامه پروژه ایجاد می‌شود.

اضافه کردن زمان صرف شده به سفارش فروش  

پس از پیکربندی صحیح یک کالای خدماتی با گزینه‌های صحیح روش صدور فاکتور و روش رهگیری نحوه انجام، امکان اضافه کردن زمان صرف شده به یک سفارش فروش وجود دارد.

برای مشاهده این ویژگی، به اپلیکیشن فروش بروید و بر روی گزینه "جدید" کلیک کنید تا فرم پیش‌فاکتور خالی باز شود. سپس، مشتری را اضافه کنید و در برگه خطوط سفارش، بر روی "افزودن کالا" کلیک کرده و کالای خدماتی پیکربندی شده را از منوی کشویی انتخاب کنید.

سپس، بر روی "تأیید" کلیک کنید تا سفارش تأیید شود.

پس از تأیید سفارش فروش، دو دکمه هوشمند در بالای فرم سفارش ظاهر می‌شود: "پروژه‌ها" و "وظایف".

اگر بر روی دکمه هوشمند "پروژه‌ها" کلیک کنید، پروژه خاص مربوط به این سفارش فروش نمایش داده می‌شود. اگر بر روی دکمه هوشمند "وظایف" کلیک کنید، وظیفه خاص مربوط به این سفارش فروش نمایش داده می‌شود. هر دو مورد همچنین از طریق اپلیکیشن پروژه قابل دسترسی هستند.

برای اضافه کردن زمان صرف شده به یک سفارش فروش، بر روی دکمه هوشمند "وظایف" کلیک کنید.

در فرم وظیفه، بر روی تب "زمان‌بندی" کلیک کنید. از طریق تب زمان‌بندی، می‌توان کارکنان را برای کار بر روی پروژه منصوب کرده و زمان صرف شده برای انجام وظیفه را توسط کارکنان یا شخصی که سفارش فروش را ایجاد کرده است، اضافه کرد.

برای اضافه کردن یک کارمند و زمان صرف شده برای انجام وظیفه، بر روی "افزودن یک خط" در تب زمان‌بندی کلیک کنید. سپس، تاریخ و کارمند مناسب را انتخاب کنید. همچنین گزینه‌ای برای اضافه کردن توضیحات مختصری از کار انجام شده در ستون توضیحات وجود دارد، اما اجباری نیست.

در نهایت، مقدار زمان صرف شده برای انجام وظیفه را در ستون "ساعات صرف شده" وارد کنید و برای تکمیل آن خط در تب زمان‌بندی، بر روی خارج کلیک کنید.

فاکتور کردن زمان صرف شده

هنگامی که تمامی کارمندان ضروری و زمان صرف شده به وظیفه پروژه اضافه شدند، به سفارش فروش بازگردید تا برای این ساعات، فاکتوری به مشتری ارسال کنید. برای این کار، یا روی دکمه هوشمند "سفارش فروش" در بالای فرم وظیفه کلیک کنید یا از طریق لینک‌های مسیر واقع در گوشه بالا سمت راست صفحه به سفارش فروش برگردید.

در فرم سفارش فروش، زمان اضافه شده به وظیفه در تب خطوط سفارش (در ستون تحویل داده شده) و همچنین در دکمه هوشمند "ساعات ثبت شده" جدید در بالای سفارش فروش منعکس می‌شود.

برای فاکتور کردن زمان صرف شده به مشتری، روی "ایجاد فاکتور" کلیک کنید و از پنجره پاپ‌آپ "ایجاد فاکتورها"، "فاکتور معمولی" را انتخاب کنید. سپس روی "ایجاد فاکتور پیش‌نویس" کلیک کنید.

با انجام این کار، یک پیش‌نویس فاکتور مشتری نشان داده می‌شود که به وضوح تمامی کارهای انجام شده را در تب خطوط فاکتور نشان می‌دهد.

برای تایید فاکتور و ادامه فرآیند صدور فاکتور، روی "تایید" کلیک کنید تا فاکتور صادر شود.

پیکربندی هزینه‌ها

برای ردیابی و صدور فاکتور هزینه‌های مربوط به یک سفارش فروش، برنامه هزینه‌های چیتاک باید نصب شود.

برای نصب برنامه هزینه‌ها، به داشبورد اصلی چیتاک بروید و به مسیر برنامه‌ها بروید. سپس، در صفحه برنامه‌ها، بلوک برنامه هزینه‌ها را پیدا کنید و روی "فعال‌سازی" کلیک کنید.

صفحه به طور خودکار تازه‌سازی شده و به داشبورد اصلی چیتاک بازمی‌گردد، جایی که اکنون برنامه هزینه‌ها برای دسترسی در دسترس است.

اضافه کردن هزینه‌ها به سفارش فروش

برای افزودن هزینه به یک سفارش فروش، ابتدا به برنامه هزینه‌ها بروید. سپس، از داشبورد اصلی هزینه‌ها، روی "جدید" کلیک کنید تا فرم هزینه خالی نمایان شود.

در فرم هزینه، توضیحات هزینه را اضافه کنید (مثلاً اقامت در هتل، بلیط هواپیما). سپس، در فیلد دسته‌بندی، گزینه مناسب را از منوی کشویی انتخاب کنید (مانند وعده‌های غذایی، کیلومتر، سفر و اقامت).

سپس، مبلغ کل هزینه را در فیلد مبلغ کل وارد کنید و هرگونه مالیات‌های شامل‌شده را که ممکن است اعمال شود، مشخص کنید. بعد از آن، اطمینان حاصل کنید که کارمند صحیح انتخاب شده و در فیلد پرداخت کننده مشخص کنید که هزینه توسط چه کسی پرداخت شده است: کارمند (برای بازپرداخت) یا شرکت.

در ادامه، در فیلد مشتری برای صدور مجدد فاکتور، سفارش فروش مناسب را از فهرست کشویی انتخاب کنید. سپس، اطلاعات همان سفارش فروش را نیز در فیلد توزیع تحلیلی انتخاب کنید.

اگر رسیدهایی وجود دارد که باید به هزینه پیوست شوند، روی دکمه پیوست رسید کلیک کرده و مدارک لازم را به هزینه بارگذاری کنید. این کار ضروری نیست، اما ممکن است بر تأیید هزینه تأثیر بگذارد.

هنگامی که تمام اطلاعات وارد شد، روی دکمه ایجاد گزارش کلیک کنید تا گزارش هزینه‌ای ایجاد شود که تمام اطلاعات هزینه‌ای که به تازگی وارد شده است را شامل شود.

سپس گزینه‌ای برای ارسال به مدیر برای تأیید وجود دارد. پس از تأیید، گزارش در فیش حقوقی بعدی ظاهر می‌شود.

برای نمایش جریان کامل در این مثال، گزینه ارسال به مدیر را انتخاب کنید. سپس، مدیر باید روی تأیید کلیک کرده و برای ثبت هزینه در دفتر کل، روی دکمه ثبت در اسناد دفتر روزنامه کلیک کند.

صدور فاکتور هزینه ها

برای صدور فاکتور هزینه‌های مرتبط با یک سفارش فروش به مشتری، به سفارش فروش مربوطه بروید، چه از طریق برنامه فروش و چه از طریق گزارش هزینه‌ها در برنامه هزینه‌ها. از گزارش هزینه‌ها، روی دکمه هوشمند سفارشات فروش در بالای صفحه کلیک کنید.

اگر گزارش هزینه به سفارش فروش مرتبط شده باشد، هزینه تازه پیکربندی شده اکنون خط خاص خود را در برگه خطوط سفارش دارد و می‌توان آن را به مشتری فاکتور کرد.

برای صدور فاکتور هزینه به مشتری در سفارش فروش، روی "ایجاد فاکتور" کلیک کنید، "فاکتور معمولی" را از پنجره ایجاد فاکتورها انتخاب کنید، و سپس روی "ایجاد پیش‌نویس فاکتور" کلیک کنید.

با این کار، پیش‌نویس فاکتور مشتری برای هزینه نمایش داده می‌شود. سپس، فرآیند صدور فاکتور را می‌توان به‌طور معمول تکمیل کرد.

پیکربندی خرید

برای صدور فاکتور به مشتری برای خریدهای انجام شده در سفارش فروش، باید برنامه خرید نصب شده باشد.

برای نصب برنامه خرید، به داشبورد اصلی چیتاک بروید و به بخش برنامه‌ها بروید. سپس، در صفحه برنامه‌ها، بلوک برنامه خرید را پیدا کنید و روی "فعال‌سازی" کلیک کنید. صفحه به‌طور خودکار تازه‌سازی شده و به داشبورد اصلی چیتاک بازمی‌گردد، جایی که اکنون برنامه خرید برای استفاده در دسترس است.

اضافه کردن خرید به سفارش فروش

برای اضافه کردن یک خرید به یک سفارش فروش، ابتدا باید یک سفارش خرید ایجاد کنید. برای ایجاد سفارش خرید، به برنامه خرید بروید و بر روی "جدید" کلیک کنید تا فرم سفارش خرید خالی نمایش داده شود.

ابتدا، یک تأمین‌کننده به سفارش خرید اضافه کنید. سپس، در زیر برگه محصولات، بر روی منوی کشویی گزینه‌های اضافی ستون، که با دو خط افقی با نقاط در انتهای آنها نمایش داده شده است، در سمت چپ  هدر ستون کلیک کنید. از آن منوی کشویی، حساب تحلیلی را انتخاب کنید.

پس از اضافه کردن ستون توزیع تحلیلی به هدرها در برگه محصولات فرم سفارش خرید، محصولات را به سفارش خرید اضافه کنید. برای این کار، بر روی "افزودن محصول" کلیک کرده و محصول مورد نظر را از منوی کشویی انتخاب کنید. این کار را برای همه محصولاتی که می‌خواهید اضافه کنید، تکرار کنید.

سپس، توزیع تحلیلی مناسب مربوط به سفارش فروش که این سفارش خرید به آن مرتبط است را انتخاب کنید. برای این کار، روی فیلد خالی توزیع تحلیلی کلیک کنید تا پنجره پاپ‌آپ تحلیلی ظاهر شود.

سپس، از منوی کشویی دپارتمان‌ها، توزیع تحلیلی مرتبط با سفارش فروش مورد نظر برای صدور فاکتور خرید را انتخاب کنید.

پس از وارد کردن تمام اطلاعات در برگه محصولات سفارش خرید، با کلیک بر روی تأیید سفارش، سفارش را تأیید کنید. سپس، وقتی محصولات دریافت شدند، روی دریافت محصولات کلیک کنید. این عمل یک فرم رسید ایجاد می‌کند.

سپس بر روی تأیید کلیک کنید تا سفارش خرید تأیید شود.

سپس، با استفاده از لینک‌های فولدری در بالای صفحه به سفارش خرید بازگردید و بر روی ایجاد فاکتور کلیک کنید تا فاکتور فروشنده‌ ایجاد شود که می‌تواند برای مشتری در سفارش فروش پیوست شده، فاکتور شود.

سپس روی تأیید کلیک کنید تا فاکتور فروشنده تأیید شود، که به طور خودکار به سفارش فروش اضافه می‌شود و می‌تواند به‌طور مستقیم به مشتری مرتبط با آن فاکتور شود.